Südafrikanische Botschaft
Hauptaufgaben:
- Bedienung der Telefonzentrale der Botschaft, um sicherzustellen, dass alle Anrufe zeitnah und professionell beantwortet und gegebenenfalls weitergeleitet werden
- Entgegennahme von Anträgen auf Einwanderung und staatsbürgerliche Dienstleistungen von Antragstellern und Unterstützung bei der Bearbeitung der Dokumente
- Bereitstellung von allgemeinen Informationen über Südafrika und die Programme der Botschaft für die Öffentlichkeit
- Bereitstellung von Kommunikationsdiensten für die Botschaftsmitarbeiter, einschließlich Post, Nachrichten und Überwachung der zentralen Internet-Mailbox der Botschaft. Unterstützung der Poststelle, d.h. Verwaltung von Kurierdienstleistungen für die Zustellung und Abholung, einschließlich der Unterzeichnung von Belegen von Kurierdiensten, des Ausfüllens von Frachtbriefen und anderer erforderlicher Unterlagen sowie des Druckens von Berichten zur Nachverfolgung
- Freundliche und professionelle Empfangnahme aller Besucher der Botschaft und Einhaltung der Sicherheitsvorschriften für Besucher
- Aufrechterhaltung eines sicheren und sauberen Empfangsbereichs durch Einhaltung der Verfahren, Regeln und Vorschriften der Botschaft, einschließlich der Einhaltung der Evakuierungsverfahren bei Feuer
- In Abwesenheit des Verwaltungsangestellten, Verwaltung der Buchungen für Sitzungsräume und Catering, einschließlich des Aufbaus und Aufräumens für Sitzungen und Büroveranstaltungen; Kontrolle der Sauberkeit und Ordnung in den Toiletten, der Küche (Geschirr) und dem Empfangsbereichs
- Vertretung der Konsularsekretärin in deren Abwesenheit und ordnungsgemäße Erledigung konsularischer Aufgaben
- Erledigung aller anderen Aufgaben, die der Stelle zugewiesen sind, und Unterstützung des Verwaltungsteams bei Bedarf im Rahmen der individuellen Zuständigkeiten
- Erledigung aller sonstigen anfallenden Ad-hoc-Aufgaben
Voraussetzungen:
- Mindestens 12 Jahre Schulbildung und mindestens 2 Jahre Erfahrung als Rezeptionist/-in oder in einer Verwaltungsposition. Vorherige Erfahrung in einer Botschaft ist von Vorteil.
- Repräsentation der Grundwerte der Botschaft, d.h. Integrität, Respekt und Zusammenarbeit.
- Positive und flexible Einstellung, gutes Organisationstalent, Engagement für die Qualität der Dienstleistungen, Bereitschaft, gegebenenfalls zusätzliche Aufgaben zu übernehmen und die Fähigkeit, mit Stresssituationen umzugehen.
- Zeigt die Fähigkeit, unter verschiedenen Bedingungen effektiv zu arbeiten; hat ein Gespür für Dringlichkeit; ergreift die Initiative und zeigt stets Höflichkeit/Diplomatie, um die Kundenzufriedenheit sicherzustellen.
- Lösungsorientiert, selbstmotiviert, belastbar und selbstverantwortlich. Kann gute Beziehungen zu verschiedenen Menschen aufbauen.
- Computerkenntnisse (Microsoft Office-Programme: Word, Excel und Outlook).
- 100%ige Beherrschung der deutschen und englischen Sprache.
- Nicht-deutsche Staatsangehörige müssen eine gültige Daueraufenthaltsgenehmigung haben.
- Ein gültiges polizeiliches Führungszeugnis ohne Einträge.
Von dem/r erfolgreichen Bewerber/-in wird erwartet, dass er/sie eine Leistungsvereinbarung unterzeichnet und in der Lage ist, bei Bedarf auch außerhalb der normalen Arbeitszeiten zu arbeiten.
Gehaltspaket:
Mindestens 31.591 – 36.118 Euro ohne Sozialleistungen (Je nach Qualifikation und Erfahrung).
Bewerbungen sollten die folgenden Dokumente umfassen: Lebenslauf, Anschreiben und beeidigte Kopien der Zeugnisse (in englischer Sprache), und sollten bis spätestens 30. September 2024 eingereicht werden. Bewerbungen per E-mail oder verspätet eingereichte Bewerbungen werden nicht in Betracht gezogen.
Bewerbungen können von montags bis donnerstags von 09:30 bis 16:00 Uhr und freitags von 09:30 bis 12:30 Uhr persönlich eingereicht werden.
Nur Bewerber, die in die engere Wahl kommen, werden kontaktiert. Denjenigen Bewerbern, die nicht in die engere Wahl kommen, danken wir dafür, dass sie die Südafrikanische Botschaft als potenziellen Arbeitgeber in Betracht gezogen haben.
Wenn Sie Fragen zu dieser Stelle haben, wenden Sie sich gerne an:
Ms N Mkoroana
South African Embassy
Tiergartenstraße 18
10785 Berlin
Tel. No. +49 (0)30 22073191
