Südafrikanische Botschaft
Bewerber sollten einen einschlägigen dreijährigen Schulabschluss und mindestens drei Jahre Erfahrung im Sekretariat oder als Verwaltungsangestellte/r haben. Die Bewerberin/der Bewerber muss über Computerkenntnisse im Umgang mit Microsoft Office-Anwendungen verfügen.
HAUPTAUFGABEN
- Annahme von Telefonaten
- Vereinbarung und Protokollierung von Terminen, Vorbereitung von Tagesordnungen oder Programmen für Meetings, Aktualisierung von elektronischen Terminkalendern
- Teilnahme an und Protokollierung von Meetings, sowohl im Büro als auch bei Bedarf außer Haus
- Aufbau und Pflege eines Ablagesystems (manuell und elektronisch)
- Bedienung von Bürogeräten wie Telefonzentrale, Fotokopierer, Faxgerät und Computer
- Entgegennahme und Bearbeitung eingehender und ausgehender Post, Verfassen von Briefen und Berichten im Namen der Botschaft
- Organisation von Geschäftsreisen, Reisevorbereitungen, Konferenzen, Meetings und gesellschaftlichen Veranstaltungen
- Bearbeitung eingehender Anfragen zu einer Vielzahl von Themen, die Südafrika und andere damit verbundene Angelegenheiten betreffen
- Überwachung des Bestands an Broschüren, Postern, Büchern und sonstigem Informationsmaterial und Vorbereitung von „Informationspaketen“ für verschiedene Anlässe
- Enge Zusammenarbeit mit dem/der Sekretär/in des Büros des Botschafters bei der Koordinierung von Terminen und Veranstaltungen der Mission
- Mithilfe bei Übersetzungen aus dem Deutschen und Englischen, z. B. von Briefen, Dokumenten, Verbalnoten, Zeitungsartikeln, Reden, Lebensläufen, Postsendungen, medizinischen Anträgen, Zitaten, Memos, Einladungen usw.
- Erledigung aller sonstigen erforderlichen Ad-hoc-Aufgaben
FÄHIGKEITEN
- Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in den Bereichen Schreiben, Lesen sowie Kommunikation
- Networking
- Kommunikation
- Verhandlungskompetenz
- Problemlösungsgeschick
- Computerkenntnisse
- Sprachkenntnisse (Übersetzung und Dolmetschen)
Sonstige Informationen
Gehalt: (Minimum) € 34 377 – € 39 300 pro Jahr (ohne Sozialabgaben). Je nach Qualifikation und Erfahrung.
Ein Bewerbungsschreiben in englischer Sprache zusammen mit einem ausführlichen Lebenslauf, ebenfalls in englischer Sprache, sowie beglaubigte, übersetzte Kopien der Zeugnisse in englischer Sprache sind ausschließlich auf dem Postweg zu Händen des Corporate Services Managers, Südafrikanische Botschaft, Tiergartenstraße 18, 10785 BERLIN, zu senden (Bewerbungen müssen per Post eingehen). Bewerbungsschluss ist der 30. September 2024; Bewerbungen, die nach diesem Termin eingehen, werden nicht berücksichtigt.
Wenn Sie Fragen zu dieser Stelle haben, wenden Sie sich gerne an:
Ms L Seripe
Südafrikanische Botschaft
Tiergartensstraße 18
10785 Berlin
Tel. No. +49 (0)30 22073191
